Tarefas agrupadoras representam cada assunto pendente.
As tarefas filhas são as tarefas que devem ser estimadas, ordenadas e executadas.

Cada tarefa agrupadora funciona como um projeto onde devemos determinar o objetivo e requisitos para ser considerado entregue.

As versões das tarefas agrupadoras servem para agrupar os diversos assuntos que devem ter prioridade em cada versão. Servem como pauta das reuniões de acompanhamento do projeto.

Uma tarefa agrupadora não deve receber log de horas, estimativa de tempo ou executores diretamente. Isso deve ser feito nas tarefas filhas que serão executadas.

Preferencialmente, assuntos, solicitações e comunicações em geral devem acontecer através do Freshdesk para se valerem das vantagens desta ferramenta. Numeração das comunicações e histórico do assunto, contexto e conversas. Por isso recomenda-se que e-mails sejam encaminhados para o Freshdesk, bem como conversas que aconteçam em ferramentas de conversa direta como Skype ou WhatsApp.

Um ticket no Freshdesk, e-mail, conversa ou solicitação de algum usuário pode se tornar uma tarefa agrupadora ou uma tarefa a ser executada. Esta triagem deve ser feita com cuidado pois, se o assunto é uma tarefa agrupadora, ele não será atendido imediatamente e deverá entrar na pauta dos assuntos pendentes, seguindo o processo de planejamento, estimativa e execução. Contudo, se for uma tarefa pontual, deverá ser cadastrado no Redmine como tal, dentro de uma das tarefas agrupadoras existentes.

Caso um ticket do Freshdesk se torne uma tarefa agrupadora, este ticket deve ser encerrado e o solicitante deve ser notificado que o assunto será tratado nas reuniões de acompanhamento do projeto por se tratar de um assunto complexo, composto de várias tarefas. O Freshdesk deveria conter apenas solicitações que serão atendidas o mais rápido possível.