As recorrências de cobranças poderão ser criadas agora a partir da tela de cobrança, selecionando as cobranças desejadas e utilizando a ação "Criar Recorrência".
Este roteiro tem como finalidade orientar quanto ao processo de gerar as recorrências.
Requisitos
Acesso a telas:
- Cobranças: Financeiro>> Cobranças
- Financeiro>> Recorrências de Cobranças
- Cobranças do Mês: Financeiro>> Relatórios>> Cobranças do Mês.
Como gerar recorrências
- Na tela de Cobranças, selecione as cobranças que deseja gerar recorrências.
- Após selecionar as cobranças que deseja, clicar na ação "Criar Recorrência":
- Ao clicar na ação irá abrir a tela de uma nova Recorrência.
- Alguns campos já virão preenchidos tais como: Descrição (por padrão "Criação automatica de recorrência por cobranças"), Início, Período da competência (virá marcado), Ativo (virá marcardo), Classificação, Pessoa, Forma de Pagamento e Conta/Caixa empresa., é possível alterar caso necessário.
- Antes de salvar pode haver outros campos obrigatórios, porém o Gestor irá avisar quais campos ainda precisam ser preenchidos.
- O valor que é mostrado na recorrência é um valor médio baseado nas cobranças que foram selecionadas anteriormente.
Quando for gerada a cobrança a partir dessa recorrência, é de responsabilidade do usuário ajustar o valor para o correto da cobrança.
- Após esse processo, o sistema terá criado as recorrências, que irão servir de modelo para a criação das cobranças na tela "Cobranças do Mês".
- Na tela de recorrências, a opção de "Aviso" e os "Dias de Aviso", são utilizados para quando o usuário deseja receber o alerta de "Recorrências Esquecidas", que não foram criadas as cobranças no mês. Por exemplo, se foi configurado 5 dias na recorrência, em uma recorrência mensal que inicia dia 1, a partir do dia 26 ou 25 do mês anterior, já começará a aparecer no alerta do e-mail.
- Ficará então disponível na tela de "Cobranças do Mês". Nesta tela, poderá filtrar por um determinado período e o sistema irá mostrar todas as cobranças que precisam ser criadas no mês, onde existe uma ação "Gera Cobranças" que, com base na competência selecionada, irá criar as cobranças.
Descrição de alguns campos da Recorrência:
Simulação: Quando este campo é habilitado, torna a recorrência apenas uma simulação, que faz com que a ação "Gerar cobranças" da tela de "Cobranças do Mês" não tenha efeito.
Dias para aviso: Campo que determina quantos dias antes da data da cobrança é que o sistema terá que mandar e-mail para o financeiro lembrando que o financeiro precisa clicar em "Gerar cobranças" da tela de "Cobranças do mês".
Tipo do vencimento: Determina se o vencimento ocorrerá em um dia fixo do mês ou um dia após a emissão.
Dia do mês: Determina um dia especifico do mês como validade.
Dia útil: Nos casos em que a data do vencimento não cai em dias úteis, é possível alterar para um dia anterior ao dia útil ou posterior.
- Início da Apuração (dia do mês): Em qual dia do mês irá iniciar a apuração.
- Período da competência: Quantos meses irá contar para a apuração.
Período da competência anterior: Indica que é o mês anterior.
Por exemplo:
Início 01/04/2019 sem informar o Fim. Período mensal, início da apuração é 25. O período da competência será 1, marcando o checkbox que indica que é no mês anterior. Neste exemplo, a apuração seria de 25/03 a 24/04.
Isso quer dizer que irá voltar um período de competência para conta a apuração, se informar por exemplo 2 (no período de competência) voltaria dois períodos (dois meses) para contar a apuração.
Linha do tempo
A linha do tempo serve para demonstrar de forma cronológica as informações competência, apuração e a data da cobrança que se refere a Recorrência.
Se utilizar a ação "Visualizar (F12)" irá abrir a tela da cobrança:
Custos
A aba de custos é a mesma aba que tem na tela de Cobranças e serve para identificar quem provocou aquele custo dentro da empresa.
Isso se chama Centros de Custo. Um centro de custo pode ser qualquer coisa um funcionário, um projeto, um equipamento, etc.
Por exemplo, em uma cobraça de energia, teria uma linha com o Centro de Custo "Administração" com 100% do valor.
Em uma empresa por exemplo, a conta de energia, poderia ter duas linhas nessa aba:
- Uma com 60% para o Centro de Custo Camara Fria;
- E outra com 40% para o Centro de Custo Administração;
O objetivo desta aba é indicar qual a origem daquele custo.
Se estiver preenchido essas informações na cobrança que originou a Recorrência, não virá automaticamente para a Recorrência, apenas para a cobrança gerada a partir da Recorrência.
Na cobrança gerada a partir da Recorrência, a informação do custo aparecerá:
Cobranças do Mês
Este menu é utilizado para criar as cobranças do mês utilizando as recorrências que foram criadas.
- Na tela de "Cobranças do Mês" utilize o campo "Vencimento" para localizar as recorrências criadas que deseja gerar as cobranças para a compentência atual.
- Após selecionar, clicar em "Gerar Cobrança":
- Informar a data de emissão que ficará a cobrança e clicar em "OK":
- O sistema apresentará mensagem de que foi criada, e mudará o campo "Recorrência criada" para "Sim":
- Após isto, é possível visualizar na tela de "Cobranças" a cobranças que foi criada anteriormente:
ATENÇÃO! O valor que é gerado nesta cobrança, é uma média das cobranças anteriormente selecionadas para gerar a recorrência, é de responsabilidade do usuário conferir a cobrança criada a partir de recorrência e ajustar o valor para o correto, caso necessário.
- Ao abrir essa cobrança será possível visualizar a qual competência está relacionada:
