Histórico

O financeiro é o básico para uma empresa, através dele é possível gerenciar e mensurar as receitas e despesas. Controlar saldos em caixa, analisar extratos, realizar transferências. Pois, independentemente de qual ramo é o negócio com o qual a empresa trabalha, para todas é necessário este controle financeiro.

Com isto, surgiu o Gestor, percebeu-se a necessidade de gerenciar todos estes processos internos. Inclusive, seu objetivo inicial era ser apenas um sistema financeiro, com gerenciamento de pagamentos, recebimentos e transferências.

É possível identificar as operações básicas que um sistema financeiro precisa para ser eficiente e atender as necessidades principais de quem o utiliza para gerenciamento, são as operações:

• Lançamentos Financeiros: débito, crédito ou transferências
• Caixa: que é a conta onde ocorrem estas transações, poderá ter vários lançamentos financeiros e é onde será possível verificar saldos e extratos.

O extrato é utilizado para visualizar toda a movimentação da conta (caixa), ou seja, todos os lançamentos financeiros efetuados, e para que fosse possível entender esta movimentação e após mensurar os lançamentos realizados, foi criada a Classificação Financeira, onde seria informado de forma nominal do que se trata cada lançamento efetuado.

O módulo finceiro não possui vínculo nenhum com os demais módulos do sistema, no sentido de que é totalmente independente e pode funcionar sem os demais módulos.

Lançamentos Financeiros

Lançamentos financeiros são todas as movimentações que são realizadas dentro do caixa. Podem ser de débito, crédito ou de transferências entre contas, e no caso de conta de estoque, transferências entre ou filiais.

Classificação Financeira

A classificação financeira, foi criada para enquandrar os lançamentos dentro de categorias, para que após, fosse possível controlar e visualizar os lançamentos não apenas por débito, crédito ou transferências, mas também para saber do que se trata estes lançamentos.

É um cadastro hierárquico, possui receitas, despesas e transferências. O cadastro de cada classificação que será utilizada pela empresa, é totalmente configurável e editável, desde que respeitando esta hierarquia. Usualmente ela pode ser chamada de grupo de receitas e despesas.

Cobranças

A cobrança foi criada a partir do momento em que houve a necessidade de gerar boletos. Ela pode agrupar diferentes lançamentos, pois é comum que no mesmo boleto o valor total se refira a mais de um produto/serviço, de forma que, para controle gerencial e finaneciro, é necessário que fique discriminado do que se trata o valor que está sendo cobrado.

A mesma cobrança pode agrupar diferentes lançamentos. Por exemplo, o cliente WE da DYPE, no mesmo boleto supondo que o valor total seja de R$1000,00, pode ter dois lançamentos ou o mesmo lançamento com duas classificações, uma parte referente ao contrato do Gestor R$700,00 e outra parte referente ao contrato de Hospedagem R$300,00, mas a cobrança total seria de R$1000,00. É possível visualizar as diversas classificações que a cobrança pode ter de forma detalhada.

Caso seja solicitado um parcelamento, o sistema irá realizar de forma "cega". De forma que será proporcional ao valor total, não utilizando os lançamentos financeiros originais como base.

Com a utilização do sistema no dia-a-dia notou-se que muitas cobranças ocorrem mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou anualmente. Com o aumento na quantidade de processos e cobranças, foi criado uma ferramenta para recorrência de cobranças, configurável. Com isto, se viu a necessidade de vincular as cobranças as ordens de serviço e/ou pedidos para saber a procedência das cobranças.

Caixa (Conta Financeira)

O Caixa é onde ocorre todas transações. Como as transações sejam elas de débito, crédito ou transferências não se referem apenas a parte financeira, o Caixa foi renomeado de "Conta Financeira", onde engloba diversos tipos de conta, como por exemplo conta corrente, conta financeira do estoque, etc. Apesar do estoque se tratar de itens, também são realizadas operações de débito, crédito e transferência como em uma conta monetária.

Para separar o que é conta financeira de conta de estoque, são utilizadas Views, com a especialização da tabela de caixa, foi diferenciado o que é para estoque do financeiro.

No Caixa, é onde é possível visualizar saldos e extratos para acompanhar os lançamentos financeiros.

Diagrama Financeiro

Comercial

Histórico

O Comercial surgiu da necessidade de gerenciar as vendas e compras, de forma que o foco seja o estoque. A premissa é não ser um sistema fiscal, ou seja as operações realizadas não são fiscalizadas. Gerencialmente, são realizadas entradas e saídas de estoque ou vendas de serviço. De modo geral possui a função de representar tudo o que gera despesa ou receita, através da movimentação de itens e financeira.

A transação de negócio é o que concretiza a operação comercial, pois se trata da movimentação no estoque que gera movimentações no financeiro também, seja esta de venda, compra ou transferência.

Transação de Negócio

A transação de negócio se baseia em dois tipos: Entrada Financeira e Saída Financeira.

• Entrada financeira: pode ser representada pelas Ordens de Serviço ou Pedidos, no sentido de que quando é feito a venda para o cliente, seja de serviços através de OS ou de produtos/itens através do pedido, nada mais é do que entrada de dinheiro para a empresa oriunda da operação de venda, que resulta na saída de estoque do item.

• Saída Financeira: está relacionada as notas fiscais de entrada ou compras, devido a operação de entrada de notas fiscais se tratar de uma saída de dinheiro do caixa da empresa, pois se trata do pagamento ao fornecedor referente a nota de entrada. A importação de produtos, no caso da WE, apesar de no dia-a-dia não ser chamada de compra, também se trata de uma saída financeira.

O motivo pelo qual dentro da tabela de Saída Financeira, a Nota Fiscal de entrada não foi nomeada apenas como "Compras", é pelo fato de que tecnicamente este tipo de nota pode ter origens diferentes. No sentido de que uma nota de entrada, pode ser originária da aquisição de produtos, e se dá pela Nota Fiscal do fornecedor, como também pode se tratar de uma devolução de venda, onde o cliente está devolvendo os itens de algum pedido.

Esta transação de negócio é o que liga o financeiro ao comercial, inicialmente o ideal seria que cada pedido gerasse uma cobrança própria, no entanto, pode ocorrer a necessidade de que vários pedidos estejam dentro da mesma cobrança.

Operações

O tipo de operação define como será criado o vinculo com o financeiro, e também diferencia as operações umas das outras, está configurado por padrão que sempre que houver um pedido será classificado como RECEITA e no caso de operações de compra DESPESA, dentro desta hierarquia é possível criar novas classificações.

No "Grupo de Operações" há "N" tipos de operações que podem ser cadastradas, pois há diversos tipos de compras e vendas, cada grupo pode possuir regras e travas específicas. Por exemplo, toda Nota Fiscal legalmente precisa possuir CNPJ, porém para importação e exportação não é obrigatório, sendo assim todas as notas que forem lançadas em que a operação esteja dentro de um grupo desses, não será validado o CNPJ.

Desta forma, no Gestor, a devolução de venda acontece no mesmo local onde a compra acontece, quando o cliente devolve os itens, é necessário realizar uma nota fiscal de entrada, pois o itens irão entrar novamente para o estoque e o valor do pedido sairá do caixa, pois o cliente o receberá de volta.

Isto também ocorre para a devolução de nota fiscal de compra, o produto que anteriormente entrou no estoque, sairá, pois voltará ao fornecedor e consequentemente o valor pago pelos produtos entrará novamente no caixa da empresa, pois será devolvido pelo fornecedor.

Considerações Finais

Pelo fato de o comercial não ser fiscal, ou seja, as operações que são realizadas no sistema não são fiscalizadas, quem realiza este processo é a Receita e Sefaz. No entanto, o sistema não pode facilitar possíveis sonegações de impostos, desta forma possui diversos alertas, mas como são configuráveis é possível desligá-los.

Ligado a transação de negócio há a tabela de Documento Fiscal, que esta sim faz parte do Fiscal, ela é o vínculo entre o fiscal e o comercial, é nela que é guardado o "ID" do documento fiscal junto ao da transação de negócio. Por este motivo que a transação de negócio não possui nenhum "ID" de documento fiscal, pois o sistema não sabe quando será gerado a nota ou quando será realizado o faturamento.

A condição de pagamento, apesar de fazer parte do comercial, se integra ao financeiro e também está ligada a transação de negócio. Ela é um template para gerar as cobranças. Por exemplo, se a condição de pagamento for dividida em duas vezes, duas parcelas no pedido, ao gerar a cobrança, irá gerar duas cobranças com a mesma transação. Ou seja, a condição de pagamento é o que define como ficará a cobrança do pedido e as parcelas em si se referem a cobrança.

Diagrama Comercial